Retningslinjer for utlån og utleie av kommunale lokaler

1. Formål 

Drammen kommune vil legge til rette for økt aktivitet og deltagelse ved å gjøre kommunens lokaler tilgjengelig for frivillige organisasjoner, organiserte grupper og kulturaktører.  

2. Lokaler som kan lånes og leies 

Kommunen har en rekke lokaler som kan leies eller lånes til ulike typer aktiviteter og arrangement. Priser blir fastsatt gjennom kommunens prisregulativ, gjennom årlig behandling i Drammen kommunes økonomi- og handlingsplan. 

I henhold til Voksenopplæringsloven §7 skal undervisningslokaler der driftsutgifter dekkes av det offentlige etter søknad stilles vederlagsfritt til disposisjon for studieforbund og medlemsorganisasjoner ved avholdelse av kurs med tilskudd etter loven.  

3. Vurderingskriterier (Kun relevant ved faste tildelinger) 

Faste tildelinger prioriteres etter følgende vurderingskriterier: 

• Åpne og gratis aktiviteter og arrangementer for barn, unge og/eller eldre. 
• Aktiviteter som bidrar til aktive og inkluderende nærmiljøer. 
• Aktiviteter som øker og styrker tilbud og deltagelse i frivillig sektor. 
• Aktiviteter som bidrar til sosial utjevning og motvirker utenforskap. 
• Aktiviteter som styrker kulturlivet i Drammen. 

Det er en forutsetning at lag og foreninger har tilhørighet i Drammen. 

Drammen kommune forbeholder seg retten til å utøve skjønn i prioritering av bruk av lokaler innenfor disse rammene. 

4. Hvem kan låne eller leie 

• Frivillige organisasjoner, lag og foreninger 
• Innbyggere som tar initiativ til åpne aktiviteter (som for eksempel nabolagsfest, byttekveld o.l.) 
• Private arrangement 
• Kommersielle aktører (egne prissatser gjelder) 

5. Leietaker 

Låne-/leietaker (heretter leietaker) skal være representert med en kontaktperson som står ansvarlig for leieforhold og aktivitet. Leietaker må være over 18 år. 

6. Bruk av lokalene 

• Leietaker er ansvarlig for å forlate lokalet i samme stand som det var ved ankomst. Ved mislighold vil leietaker bli fakturert for rydding og vask. 
• Leietager må sette seg inn i stedets retningslinjer for bruk. 
• Om inventar eller utstyr skulle bli ødelagt, har leietager ansvar for å melde ifra. 

7. Erstatningskrav  

• Leietager er erstatningspliktig for skader på eiendom eller utstyr som oppstår under leieperioden. Om det skal fremmes erstatningskrav baserer seg på en skjønnsmessig vurdering. Erstatningskrav baseres på hva det koster å reparere skaden.  
• Tyveri eller grovt hærverk vil bli politianmeldt.  

8.  Sikkerhet og gjennomføring 

• Leietaker plikter å sette seg inn i lokalets branninstruks, rømningsveier og brannvernrutiner, og er ansvarlig for å formidle disse til sine deltakere.  
• Leietaker står ansvarlig for at aktiviteten gjennomføres etter gjeldende lover og regler.  
• Det forutsettes at det tilrettelegges for universell utforming i så stor grad det lar seg gjøre.  
• Leietaker står ansvarlig for alt som formidles i forbindelse med arrangementet og markedsføring av dette.  
• Leietaker må sikre at det foreligger rettigheter til bruk av bilder og film.  
• Ved åpne arrangement: Leietaker har selv ansvar for å markedsføre egne aktiviteter. (Friskus legges eventuelt inn når videre bruk er avklart)  
• Lokaler er ikke tilgjengelige på hellig- og høytidsdager uten særskilt avtale. 

9. Mat/servering  

Leietaker har ansvar for å bestille mat og drikke til eget arrangement. Det må avklares på forhånd om det er tillatt med mat og drikke i lokalet, eventuelt hvilke deler av lokalet. Som hovedregel er det ikke tillatt med alkohol i kommunens lokaler. Leier har ansvar for å forholde seg til regler for det enkelte sted og eventuelt søke ambulerende  skjenkebevilling. 

10. Teknikk  

Se beskrivelse av hvert lokale for tilgjengelige tekniske løsninger. Ved behov for annet utstyr eller bruk, må dette avtales særskilt for hvert lokale. 

11. Rett til å flytte på fast øving/aktivitet til fordel for viktige/store arrangementer  

Drammen kommune kan i særlige tilfeller, ved å gi varsel innen tre uker, flytte en fast øving/aktivitet til fordel for et prioritert arrangement.  

12. Dersom reservert lokale ikke benyttes  

Arrangør må selv avbestille lokalet hvis det ikke skal brukes. Hvis det gjentatte ganger ikke blir brukt, kan Drammen kommune avvise allerede godkjente reservasjoner. Kommersielle aktører som betaler for leie, må avbestille senest én uke i forveien. Ved senere avbestilling faktureres full pris.  

13. Orientering om klageadgang på vedtak om tildeling av lokale (Kun relevant ved faste tildelinger) 

Etter forvaltningsloven § 2 bokstav b er vedtak om tildeling av lokaler et enkeltvedtak som kan påklages. Vedtak som er fattet i samsvar med disse retningslinjene kan påklages, jf. forvaltningsloven § 28 andre ledd. Klagefristen er 3 uker fra den dato vedtaket er kommet fram. Klage sendes til Drammen kommunes e-postadresse: kommunepost@drammen.kommune merket med referansenummeret fra vedtaksbrevet.