Reglement for nærutvalg

Reglementet er utarbeidet av politisk arbeidsgruppe for nærutvalg, nedsatt av kommunestyret 19. november 2019. Revidert reglement vedtatt av kommunestyret juni 2024.

1. Formål

1. Nærutvalgene skal være en gjensidig informasjons- og kontaktarena mellom lokalmiljøet og de folkevalgte. 

2. Om nærutvalg

1. Nærutvalgene består av 11 medlemmer; 3 folkevalgte og 8 innbyggere fra hver kommunedel.
2. Nærutvalgene skal gjennomføre fire møter årlig, som også er åpne for publikum.

3. Nærutvalgenes møter vil inneholde status på prioriterte saker og gjennomgang av evt. innmeldte/lokale saker fra innbyggere. I tillegg har hvert møte et hovedtema: 
   1.    Opplæring og planlegging av innbyggerdialog 
   2.    Prioritere saker for året, lage samarbeidsavtale og fordele tilskudd 
   3.    Planlegge erfaringsdeling mellom nærutvalgene
   4.    Oppsummere året i en årsrapport (nærutvalgenes aktivitet gjennom året presenteres samlet) og valg av nye innbyggere.
   
   Innbyggere i nærutvalg kan utover dette etablere egne arbeidsgrupper og selv bestemme møtehyppighet og arbeidsform.

4. Lokalbefolkningen kan ta initiativ og fremme forslag overfor nærutvalget

5. Nærutvalgsordningen evalueres og justeres hvert annet år. 

3. Folkevalgtes oppgaver

1. Informere nærutvalget om politiske saker man kjenner til, og som angår kommunedelen.
2. Dele ulike sider og dilemmaer i saker nærutvalget er opptatt av (politisk perspektiv).
3. Dele relevant informasjon fra nærutvalgene med andre folkevalgte eller på politiske møter.
4. Invitere folkevalgte fra hovedutvalg til nærutvalgene i fbm. konkrete saker, etter ønske fra nærutvalgene (via hovedutvalgsleder).
5. Folkevalgte har ikke stemmerett i nærutvalgene, foruten ved valg av nye innbyggere til neste års nærutvalg (de som ikke velges av FAU/rådene).
6. Folkevalgte kontakter selv vararepresentant ved fravær. 

4. Innbyggeres oppgaver

1. To av innbyggerne velges som leder og vara for leder. Rollen som leder innebærer å planlegge og lede nærutvalgets fire årlige møter, med bistand fra lokal koordinator.
2. Skal være en lyttepost for lokale ideer og problemstillinger, samt ta imot og behandle initiativ og forslag/saker fra lokalmiljøet.
3.  Innbyggere i nærutvalg kan få inntil 5 minutters taletid i starten av hovedutvalgsmøter, formannskapsmøter og kommunestyremøter, til saker nærutvalget ønsker å ta opp.
4. Innbyggere i nærutvalg kan levere høringsinnspill. De må i den forbindelse involvere relevante aktører i kommunedelen, og det må komme tydelig frem hvem de sender høringsinnspill på vegne av.
5. Jobbe med de prioriterte sakene, sammen med aktuelle innbyggere.
6. Kontaktledd mellom nærutvalget og de man representerer. 
   

   Med bistand fra lokal koordinator:

7. Gjennomføre innbyggerdialog (før april). Det betyr å arrangere en aktivitet som gjør at nærutvalget får kunnskap om utfordringer, behov og muligheter i kommunedelen (nærutvalget velger selv hvordan dette gjøres).
8. Prioritere saker for inneværende år. Orientere kommunestyret om prioriteringene i forbindelse med behandling av rammesaken.
9. Lage en årlig samarbeidsavtale. Den skal inneholde nærutvalgets sammensetning, prioritere saker og hvem som skal gjøre hva.
10. Gi tilskudd til aktiviteter og tiltak i lokalmiljøet (vår).
11. Dele informasjon fra nærutvalg med lokalbefolkningen (ref. kommunikasjonsplan).
12. Gjennomføre erfaringsdeling mellom nærutvalgene.
13. Oppsummere året i en årsrapport (nærutvalgenes aktivitet presenteres samlet), som legges frem politisk.
14. Velge nye innbyggere til neste års nærutvalg (de som ikke velges av FAU/rådene) 

5. Administrasjonens rolle

1. Involvere nærutvalget i sakene de har prioritert.
2. Informere nærutvalgene/innbyggere om plansaker/andre saker/prosesser som angår kommunedelen tidlig, slik at innbyggere kan engasjere seg, levere høringsinnspill o.l.
3. Bidra når nærutvalgene inviterer administrasjonen til å utdype temaer lokalmiljøet er opptatt av, få informasjon om i hvilke prosesser saken hører hjemme o.l.
   

   Lokal koordinators rolle (nærutvalgenes faste kontaktperson i kommunen)

4. Være bindeledd mellom nærutvalget og administrasjonen.
5. Delta på nærutvalgenes fire årlige møter, samt bistå leder med forberedelser og skrive referat.
6. Bistå nærutvalgene i forhold punkter under 4.7 - 4.14.
7. Gi råd, veilede og videreformidle saker som ikke tilhører nærutvalgene til andre.
8. Påse at reglementet til nærutvalgene følges.

6. Valg av folkevalgte til nærutvalg

1. Det skal velges 3 folkevalgte til hvert nærutvalg, som forpliktes til å møte på nærutvalgets 4 årlige møter.
2. Valgperioden er 2 år.
3. Folkevalgte representanter i nærutvalgene velges primært blant kommunestyrets faste medlemmer.
4. Det skal tas hensyn til bredde knyttet til politisk tilhørighet, bosted, hovedutvalgstilknytning, kjønn m.m.
5. Utgangspunktet er fordelingsnøkkelen i forhold til partienes representasjon kommunestyret.
6. Så langt det er mulig forsøkes etterkommet ønske om å representere den kommunedelen man har sin tilhørighet til.
7. De mindre partienes interesser skal ivaretas, slik at alle blir representert i minst ett nærutvalg.
8. Partiene velger selv ut sine medlemmer og varamedlemmer til nærutvalgene med forslag til tilknytning/kommunedel.
9. Det velges personlige varerepresentanter.

7. Valg av innbyggere til nærutvalg

1. Det skal velges 8 innbyggere til hvert nærutvalg.
2. Alle innbyggere fra og med 13 år kan søke om å få sitte i nærutvalg.
3. Valgperioden er 2 år, hvor halvparten stiller til valg samtidig. Med en slik løsning sikres kontinuitet.
4. Fire plasser velges av følgende:
   
   • FAUer i kommunedelen velger en som har barn i barnehage/skole (representerer barnefamilier).
   • Ungdomsrådet velger en ungdom og en ungdomsobservatør mellom 13 og 20 år (representerer ungdom).
   • Eldrerådet velger en over 65 år (representerer seniorene).
   • Rådet for personer med funksjonsnedsettelse velger en person som selv har funksjonsnedsettelse og/eller har kunnskap/kjennskap om dette (representerer personer med funksjonsnedsettelse).
5. Fire innbyggerplasser skal sikre geografisk spredning og særegenheten i kommunedelen, som f.eks. foreningsliv, demografi, etnisitet/kulturbakgrunn og næringsliv. Disse velges av folkevalgte og de øvrige innbyggere i nærutvalget.
6. Hvis det er ledig plass i nærutvalget, skal det velges ny innbygger. Plassen skal fortrinnsvis fylles i henhold til punkt 7.4 og 7.5., før man eventuelt gir plassen til andre. 
7. Ingen av innbyggerplassene skal besettes av aktive politikere. Med aktive politikere menes her personer som har aktive verv i et politisk parti.