Kommunen skal kommunisere klarere

Sist endret: 19.02.2024

Drammen kommune har laget en språkprofil for de ansatte i kommunen. Språkprofilen beskriver hvordan ansatte kan gå fram for å skrive på en måte slik at innbyggere og andre finner fram til informasjonen, forstår det som står der og kan bruke informasjonen til å gjøre det de skal.

For tungt og komplisert

– Hovedårsaken til at så mange ikke skjønner informasjon fra det offentlige, er at vi bruker et språk som både er for tungt og for komplisert. Det må vi gjøre noe med, sier kommunedirektør Trude Andresen i Drammen kommune.

I tillegg til å utvikle en profil som skal være et verktøy for alle i kommunen som jobber med språk, er det satt sammen en gruppe ansatte som er spesielt godt skolert på klart språk. Denne gruppa blir kalt språkvenner, og skal gi språklig råd og hjelp til kollegaer. Det er også gjennomført kurs i klarspråk for alle ansatte som har ønsket å lære mer om hvorfor klart språk er viktig og hvordan de kan skrive et klart språk tilpasset mottakeren.

Tilpasset målgruppa

Alle offentlige virksomheter skal skrive klart og målgruppetilpasset. Dette er bestemt blant annet i språklova.

– Språklova stiller krav til offentlige organer om at vi skal kommunisere med et klart og korrekt språk som er tilpasset målgruppa. Språket vi bruker, skal respektere og ta hensyn til mangfoldet i samfunnet. Dette betyr at vi alltid må ha mottakere i tankene når vi skriver på vegne av Drammen kommune, sier Andresen.

Forbedring av brev

Arbeidet med klarspråk i kommunen omfatter all kommunikasjon med innbyggere, næringsliv og andre som kommunen kommuniserer med. En viktig kanal er brev. Noen av brevene som går til foreldre i forbindelse med skolestart og noen brev til dem som har søkt byggesak, er nå lagt under lupen. De opprinnelige brevene er testet på innbyggere i Drammen. Når de er gjort mer klarspråklig, skal de testes igjen for å finne ut om de er lettere å skjønne etter omskrivingen.

Nye brev skal gjennomgås for å sikre at mottakeren skjønner hva brevet formidler.

Penger spart og mer fornøyde innbyggere

Loven krever at kommunen skriver klart. Men det finnes flere gode grunner til å kommunisere på en måte som mottakeren skjønner. Når innbyggere skjønner hvilke prosesser som foregår, kan de også lettere medvirke og delta i utviklingen av kommunen. Et annet argument for klarspråk er at det ivaretar innbyggeres rettssikkerhet fordi kommunikasjonen gjør det mulig å skjønne hvilke rettigheter og plikter du har som innbygger.

I tillegg er det kroner spart for kommunen, og irritasjon og tidsbruk for innbyggeren, når man slipper å ringe kommunen for å få hjelp til å skjønne hva som står i brevet.

Se kommunens språkprofil

Dette er klarspråk

Ifølge kommunens språkprofil Klart språk i Drammen kommune er det fem prinsipper som er viktige for at en tekst kan regnes som klarspråklig.

• For det første må teksten være skrevet slik at det viktigste kommer tidlig i teksten. Det betyr at den som for eksempel har mottatt et brev fra kommunen skal tidligst mulig få beskjed om resultatet av en søknad.
• For det andre skal klarspråklige tekster være delt opp på en måte som er oversiktlig og gjør at det er lett å finne fram.
• Det tredje prinsippet som ansatte i kommunen skal følge handler om ordene som blir brukt. Kommunen tilbyr tjenester innenfor mange områder. Ulike deler av kommunen bruker gjerne ord og uttrykk som ikke er like kjent for alle. Men med klarspråk skal ansatte i kommunen bruke ord som målgruppa forstår, og eventuelt forklare vanskelige uttrykk.
• Fjerde prinsipp i språkprofilen handler om at tekstene må være tydelige på hva kommunen skal gjøre og hva som den som mottar informasjonen skal gjøre. Dersom kommunen trenger mer informasjon for å behandle en søknad, må det gå tydelig fram hva kommunen mangler og hvordan søkeren kan få sendt dette.
• Det femte prinsippet i profilen forteller hvorfor det er viktig å skrive kort. Korte og presise setninger og tekster øker sjansen for at flere får med seg poenget. Språket bør også være mest mulig konkret.